Innledning

I ACOS AS har vi forpliktet oss til å drive vår virksomhet i henhold til FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter. Vi respekterer alle internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, inklusive de som er nedfelt i verdenserklæringen om menneskerettigheter, FN-konvensjonen om sivile og politiske rettigheter, FN-konvensjonen om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter, Den internasjonale arbeidsorganisasjonens (ILO) erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet og gjeldende standarder innenfor den internasjonale humanitærretten.

Denne rapporten er basert på våre aktsomhetsvurderinger utført i perioden 30.11.2023 - 30.04.2024. Vårt mål med dette arbeidet er å forankre, kartlegge og forebygge brudd på FN-konvensjonen både internt i egen bedrift og hos våre leverandører.

Om oss og vår organisering

ACOS AS er organisert som del av et konsern (Visma), og har sin virksomhet lokalisert i Norge med hovedkontor på Straume i Øygarden kommune. Vi er et av landets ledende IT-selskaper som utvikler og leverer IT-løsninger til norske kommuner og departement, samt en rekke tilsyn og direktorater, i tillegg til flere private organisasjoner og offentlige organisasjoner i Danmark via vår forhandler KMD. Vi arbeider innovativt for å forenkle og effektivisere brukerens arbeidshverdag. Løsningene våre kan benyttes hver for seg eller knyttes sammen til et unikt totalkonsept.

Våre produkter

Nettside og intranett: Med ACOS CMS kan vi levere nettsider, intranett og Min side løsning.

Sak- og arkivsystem: ACOS WebSak gir deg komplett informasjonsbehandling med fullelektronisk arkiv, saksbehandling og digital samhandling.

Skjema og arbeidsflyt: ACOS Interact er en skjemabygger hvor du enkelt kan bygge og vedlikeholde skjema.

Våre mål og strategi

ACOS tar vårt samfunnsansvar på alvor og har implementert retningslinjer og risikovurderinger i henhold til Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (Åpenhetsloven) i virksomheten.

Våre mål:

• Fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester.
• Sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan vi håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vi skal:

• Sikre at miljø, menneskerettigheter, bærekraft og samfunnsansvar er inkludert i ACOS sin strategi og overordnede mål.
• Rapportere om vårt samfunnsansvar og gjøre det tilgjengelig for alle interessenter via vår hjemmeside, www.acos.no.
• Informere våre ansatte via intranettet om hvordan de ansattes rettigheter ivaretas.
• Tilby ansatte og andre som besøker oss en trygg og utviklende arbeidsplass.
• Arbeide kontinuerlig med tiltak og prosesser knyttet til helse, miljø og sikkerhet, herunder gi opplæring og støtte til ledere og medarbeidere slik at de kan utvikles best mulig.
• Ta vare på de ansatte så godt som mulig, uavhengig av kjønn, alder eller bakgrunn.
• Gjøre våre retningslinjer for etikk og samfunnsansvar kjent for alle ansatte.
• Rapportere om samfunnsansvar etter regnskapslovens regler for store selskap.
• Der det er mulig forhindre anti-korrupsjon, både internt og hos forretningspartnere og i leverandørkjeden.
• Aktivt arbeide for å ivareta og oppfylle FNs bærekraftmål, herunder, men ikke begrenset til, målsettingene om mindre ulikheter, sikre likestilling mellom kjønnene, stoppe klimaendringene samt sørge for ansvarlig forbruk og produksjon.

Rutiner og retningslinjer

Våre rutiner og retningslinjer er forankret hos ledergruppen og styret og disse har vært involvert og informert om arbeidet fra starten av. I tillegg har arbeidsmiljøutvalget vært løpende orientert om fremdriften i arbeidet.

Rutinen omfatter:

• Fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver i vår virksomhet
• Etablering av verktøy for å sikre god oppfølging
• Kartlegging og risikovurdering av negativ påvirkning og/eller skade hos våre leverandører og forretningsforbindelser
• Hvilke tiltak vi må iverksette ved brudd
• Intern informasjon og ekstern informasjon
• Code of Conduct
• Kommunisering av hvordan påvirkningen er håndtert og behandling av informasjonskrav

Aktsomhetsvurdering 2023-2024

Metode

ACOS AS har etter beste evne utført aktsomhetsvurderingen av våre faste leverandører, forretningspartnere og samarbeidspartnere. Vi har kategorisert våre leverandører som systemleverandør, innkjøpsleverandører eller 3. partsleverandør, der 3. partsleverandør leverer produkt eller tjenester som inngår i vår kjernevirksomhet.

I denne redegjørelsen har vi kategorisert de ulike leverandørene ytterligere:

Leverandører knyttet til kjernevirksomheten:

• Driftspartnere
• Softwareleverandører
• Tjenestetilbydere

Leverandører knyttet til vår interne drift:

• IT og system (hardware og software)
• HR, salg og markedsføring
• Reise og opphold
• Rådgiving og revisjon
• Drift av kontorlokaler

ACOS AS har gjort en overordnet risikovurdering (sannsynlighet og konsekvens) for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi har lagt til grunn følgende kriterier for vurdering av sannsynlighet og konsekvens.

Våre funn

I perioden 30.11.2023 - 26.04.2024 har ACOS AS gjort en aktsomhetsvurdering av leverandørene i ACOS sin leverandørkjede og ACOS sine forretningspartnere. Det er få endringer i våre kjeder fra forrige periode. Vi har så langt ikke avdekket større brudd på menneskerettigheter, men innenfor enkelte leverandører er det sannsynlig at dette kan forekomme (moderat sannsynlighet og konsekvens).

Våre tiltak

Iverksatte tiltak

• Etablert et godt oppfølgingssystem for å kunne fortsette å jobbe aktivt med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, herunder Code of Conduct.

Nye tiltak

• I løpet av høsten 2024 skal vi også onboardes til felles system for leverandøroppfølging med vår eier Visma. Vi får dermed også en mulighet til å gjøre aktsomhetsvurderinger i samarbeid med andre Visma-selskaper, og vår forhandlermakt blir sterkere, og det vil være enklere å følge opp de leverandørene som det er størst risiko for at de ikke oppfyller krav til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.