Åpenhet gir økt tillit hos innbyggerne og mer innsikt i hvordan kommunen jobber. På den måten kan innbyggerne involvere seg i prosessene som foregår.
Her får du tre gode tips som kan hjelpe deg på veien mot å bli mer åpen:
Tips 1: Legg ut hele dokumenter, ikke bare titler
Fulltekstpublisering
Fulltekstpublisering er det første forbedringsområdet du bør fokusere på. Dette utgjør den største forskjellen for innbyggerne, og sørger for at de finner informasjonen raskt og enkelt på nettsiden din.
Alternativet er at de må bestille innsyn, og vente flere dager på svar. Da blir de misfornøyde, og bestiller ofte mer innsyn enn de egentlig trenger.
Hva betyr det for deg?
Unødvendige bestillinger som du må behandle og bruke tid på.
Verdt å legge ned en innsats
Å begynne med fulltekstpublisering er ikke bare å trykke på en knapp. Teknisk sett så er det kanskje det, men det krever endringer i rutiner, og en felles forståelse i organisasjonen.
Det krever en innsats – men de som gjør det ser seg aldri tilbake! De ser verdien for kommunen, og ikke minst for innbyggerne.
Husk at du ikke må gjøre alt dette på egenhånd!
Fyll ut kontaktskjemaet i bunnen av artikkelen om du ønsker rådgivning eller tips om de rette verktøyene for deg og din virksomhet.
Tips 2: Øk levetiden på postlistene dine – det lønner seg!
Det finnes ingen lover eller regler som bestemmer hvor lenge postlistene dine skal ligge ute på nett. Det er opp til kommunen selv å bestemme.
For kort levetid
Trenden i dag er at litt for mange har litt for kort levetid. 25% avpubliserer postlistene etter kun tre måneder.
For innbyggerne har det stor verdi å kunne finne dokumenter fra fortiden, slik at de kan danne seg et bilde av hva som har skjedd, og hvorfor beslutninger er tatt.
Når dokumentene fjernes betyr det også at innbyggerne må kontakte deg for å få dem tilbake. Det betyr at kommunen må bruke tid på å sende ut dokumenter som tidligere lå fritt tilgjengelig på nettsidene.
Sett på automatikk
Sammenstilling av data om enkeltpersoner over tid, er en bekymring som stadig dukker opp.
Løsningen på dette er å sette på automatikk som fjerner avsender- og mottakernavn etter 1 år.
Flere statlige virksomheter praktiserer dette, som gir en klar indikasjon på hvor listen bør ligge.
Svært mange kommuner ønsker å øke levetiden. De innser at den korte levetiden gir unødvendig merarbeid, og hindrer innbyggerne den innsikten de har krav på.
Ved å øke levetiden får kommunen en mer lønnsom innsynsløsning, og kan bruke tid og ressurser på andre nyttige oppgaver.
Ønsker du å sette inn automatikk for å fjerne avsender- og mottakernavn, få rådgivning eller hjelp til å øke levetiden?
Ta kontakt med oss i skjemaet nederst i artikkelen.
Tips 3: Finn deg et godt Innsyns-verktøy
Vår innsynsløsning er utviklet i samarbeid med innbyggere, journalister, nettredaktører og arkivarer. De har gitt nyttige innspill til både funksjonalitet og utforming, og resultatet har blitt en enkel og intuitiv løsning.
Ørland kommune bruker Innsyn+ og uttaler at dette har vært en medvirkende årsak til at gang etter gang går hele veien til topps i kåringen Åpenhetsbarometeret:
En medvirkende årsak til at kommunen nå er på toppen, er en ny innsynsløsning som forenkler innbyggers tilgang til dokumentene, både postliste og møtedokumenter.
Vil du vite mer om innsynsløsningen vår?
Få tilsendt et opptak av webinaret: Dette er Innsyn+
Eller ta kontakt med Torstein, så hjelper han deg gjerne!