Je ne comprends rien!?
Har du opplevd å bli spurt om veien av en langveisfarende turist?
På "sjarmerende" skole-fransk prøver du etter beste evne å guide vedkommende i riktig retning. Du får det innmari godt til også. Tror du selv, i alle fall. Helt til du møter turistens tomme blikk …
I et halvdesperat forsøk på å redde stoltheten, setter du i gang med gestikuleringer som sender armer og pekefingre i kryss og tvers.
Den lange lidelsen ender i røde kinn og pinlig stillhet. Fiaskoen blir komplett når turisten takker for hjelpen, snur 180 grader og går videre – i feil retning.
Poenget med historien? Innsats og gode intensjoner er vel og bra, men uten god kommunikasjon kommer man sjeldent særlig langt.
Slik er det også for de ulike IT-systemene du bruker i løpet av en arbeidshverdag. Det er mye enklere å jobbe effektivt, dersom du har integrerte systemer som faktisk samarbeider.
Se et eksempel på hvordan dette kan gjøres!
5 fordeler med IT-systemer som snakker samme språk
La deg inspirere av disse 5 gode grunnene til hvorfor du bør prioritere å integrere dine systemer – og lære dem samme språk.
1. Økt effektivitet
Tenk om turisten i eksempelet over hadde forstått veibeskrivelsen din med én gang? Da hadde hele seansen vært over på sekunder, og turisten hadde raskt og enkelt funnet veien til riktig destinasjon (og du kunne fortsatt dagen med stoltheten i behold).
På samme måte som at samtalen flyter bedre når man snakker sammen språk, flyter arbeidsprosessene både enklere og raskere når systemene forstår hverandre – og jobber sammen mot et felles mål.
For eksempel vil integrerte løsninger sørge for at data flyttes sømløst fra det ene systemet til det andre. Her skal du få tre nøkkelord: Automatisering, automatisering og automatisering. Når du kobler løsningene dine sammen, legger du til rette for automatiske prosesser som beveger seg sømløst på tvers av systemene. Dette gjør at du slipper å bruke verdifull tid på å behandle data manuelt. Her er det mye tid å spare.
Les også: Nå kan Sandefjord kommune tenke prosesser fra A-Å
2. Bedre datakvalitet og færre feil
Når dataene forflytter seg automatisk på tvers av systemene, bevares den gode kvaliteten på dataene dine. Hvorfor? Fordi dataene forblir den samme – uavhengig av hvilken løsning du jobber i. Dette innebærer også at du og dine kolleger har tilgang til nøyaktig samme informasjon til enhver tid.
Siden du ikke trenger å gå inn manuelt for å forflytte dataene fra et system til et annet, fjerner du dessuten risikoen for å gjøre menneskelige feil som svekker dataenes kvalitet og hvorvidt du kan stole på dem.
3. Større fleksibilitet
Det er mange faktorer som tvinger oss til å kontinuerlig fornye måten vi jobber på: Digitalisering, kunstig intelligens og stadig endrede behov hos både deg, din organisasjon, innbyggere og kunder. Men ikke la de lynraske endringene i markedet hindre din organisasjon fra å vokse og utvikle seg!
Når systemene dine jobber sømløst med hverandre, har de også bedre forutsetning for å tilpasse seg de stadig skiftende behovene du opplever i arbeidshverdagen. Integrerte systemer er enklere å skalere i takt med endringene i markedet – uten å gå ut over sikkerheten og den daglige driften.
4. Bedre samarbeid på tvers i organisasjonen
Når systemene samarbeider, blir det enklere for deg og dine kolleger å gjøre det samme. God kommunikasjon krever en åpen og god informasjonsflyt – og da må informasjonsbarrierene brytes ned. Dette kan være en stor utfordring i tverrfaglige team som bruker isolerte systemer, fordi systemene fungerer som store og adskilte informasjonssiloer som hindrer den gode kommunikasjonen – og dermed det gode samarbeidet.
Integrerte løsninger bryter derimot ned disse siloene, og legger til rette for et tipp topp samarbeid. Ved å samkjøre systemene kan du og dine kolleger raskt og enkelt dele unike perspektiver, ekspertise, råd og hjelp på tvers av arbeidsoppgaver, avdelinger og fagområder. Dette fremmer også et inkluderende arbeidsmiljø, og det bygges en kultur for godt samarbeid, effektiv problemløsning og innovasjon. En god informasjonsflyt sparer deg også for tid, frustrasjon og penger. Og apropos penger …
Se et eksempel på systemer som snakker samme språk
5. Penger spart
Når du håver inn de fire gevinstene i punktene over, blir også dette en naturlig konsekvens: Du sparer penger.
For selv om du jobber i ulike IT-systemer, snakker løsningene samme språk. Såkalt systemintegrering (om vi skal være fine på det). Automatisering er et vakkert ord, synes vi, fordi det handler om å effektivisere arbeidsprosesser slik at arbeidshverdagen blir bedre og bruken av tid smartere. Og det vil vi vel alle ha? Bruk mindre tid på rutineoppgaver, og mer tid på arbeidsoppgaver som skaper verdi og vekst for din organisasjon.
6 tips til hvordan du kommer i gang med integreringen
Nå vet du hvorfor det er smart at IT-systemene snakker sammen, men lurer du på hvordan du skal komme i gang? Vårt beste tips er å ta en titt på arbeidsprosessene i din organisasjonen, og vurdere hvordan løsningene kommuniserer i dag. Hvor mange språk snakkes det?
Her er våre beste tips til hvor du kan begynne:
- Kartlegg nåværende systemer: Ta en grundig gjennomgang av de IT-systemene dere bruker i dag, og kartlegg hvilke systemer som allerede er integrert, og hvilke som kan integreres.
- Identifiser flaskehalser og utfordringer: Når arbeidsprosesser stopper opp eller forsinkes, er det ofte et resultat av manglende integrasjon mellom systemene. Noter deg hvilke prosesser som kunne vært mer effektive, og hvordan kommunikasjonen mellom systemene kunne vært bedre.
- Involver de ansatte: De som bruker systemene daglig, har ofte gode innspill til hva som fungerer og hva som ikke gjør det. Be om deres tilbakemeldinger og forslag til forbedringer. Denne innsikten er verdifull for å forstå de praktiske utfordringene.
- Undersøk mulighetene: Hvilke integrasjonsmuligheter finnes? Mange systemer har ferdigutviklede integrasjonsverktøy eller API-er som kan gjøre jobben enklere.
- Prioriter og planlegg: Ikke alt kan gjøres på én gang. Prioriter de integrasjonene som vil gi størst gevinst først, og lag en plan for å implementere dem over tid. Sett opp realistiske tidsrammer og mål for hver fase av prosjektet.
- Evaluer og juster: Etter at nye integrasjoner er på plass, er det viktig å evaluere effekten. Har de ført til de forbedringene dere håpet på? Hvis ikke, hva kan justeres?
Å ta disse stegene vil hjelpe deg å forbedre arbeidsprosessene i organisasjonen din, gjøre systemene dine mer effektive og spare dere for tid og penger.
Da gjenstår det bare å si:
Bonne chance, Buena suerte, Viel Glück, Good luck – eller lykke til!
Ønsker du litt hjelp på veien? Vi er alltid her for deg!
Legg igjen din informasjon, så kontakter Torstein deg for en spennende prat om veien videre for din organisasjon!
