Vi konkluderte med at det var sikkert like greit å få hele prosjektet gjort mens alt var ferskt. Hvis det går for lang tid mellom aktiviteter, så mister man litt tråden for hver gang. Med et stramt tidsskjema ble vi derimot nødt til å alltid holde tråden.

Dette forteller Therese Pettersen, arkiv- og systemansvarlig i Balsfjord kommune og prosjektleder for innføringen av WebSak.

Hektisk periode med toppfart

Therese skryter av de ansatte i kommunen, som viste stor forståelse for at det ville bli en hektisk innføringsperiode med fulle timeplaner og en annerledes arbeidshverdag:

– Vi er ikke så mange. Så hos oss ble det derfor utfordrende at vi også skulle løse daglige driftsoppgaver ved siden av. Vi hadde et relativt tettpakket løp med aktiviteter hver uke, og i perioder hver dag. Innføringsprosjektet fikk vi bare på toppen av alt. Men når vi vet at det er for en periode, så prøver vi å få det til.

Utfordringer var ikke et problem

For ACOS var det viktig å sørge for en god og effektiv implementering, og det ble samarbeidet tett med Balsfjord for å komme i mål i henhold til oppsatt plan. Therese kan fortelle at den gode oppfølgingen betydde mye.

Særlig satte de pris på at ACOS var fleksibel og forståelsesfull for den spesielle situasjonen:

Bare det at folkene fra ACOS skjønte at vi hadde det hektisk og skulle gjøre alt det daglige ved siden av, var viktig for oss. Da forstod vi at det ikke var noe bare vi syntes. Det er jo lett å tvile på seg selv, men samarbeidet med ACOS var veldig bra, og vi fikk god hjelp. Når vi sa i fra så fikk vi ekstra konsulenthjelp. Jeg opplevde at vi ble tatt på alvor, og det var ingen utfordringer som ble et problem.

«Opplæringen ble nesten for bra!»

I utgangspunktet hadde gjengen i Balsfjord planlagt en intern opplæring - uten bistand fra ACOS. Men, med en hektisk tidsplan ombestemte de seg raskt og fikk booket inn ACOS for en 2-ukers kursrekke. Med koronarestriksjoner og smittevernhensyn måtte det meste av opplæringen gjennomføres digitalt over Teams. 

De ansatte skryter av opplæringen som de synes var veldig bra. Nesten for bra: 

Når det kommer til den opplæringen som ble gitt, så var det noen av oss som synes at det nesten ble for bra. Alle tok det så fort. De som er vant med saksbehandling, synes systemet «så såpass greit ut» at de tenkte det der blir ikke noe problem. Noen trengte selvfølgelig en grundigere gjennomgang. Det ble gitt veldig gode tilbakemeldinger på opplæringene. Særlig at det var flinke folk som holdt dem!
 

Therese Pettersen, arkiv- og systemansvarlig og prosjektleder for innføringen av WebSak

Therese var særlig imponert over konsulenten som selv hadde jobbet som arkivar, og som dermed tok med seg en unik forståelse og kompetanse inn i opplæringen:

– Når man har konsulenter som har vært ute i felten, så får man en annen dialog. Og de kan litt om arkiv også. Det er ikke gitt at en konsulent som jobber med det tekniske kan det arkivfaglige. Jeg opplevde at alle konsulentene fra ACOS var veldig flinke, og gjorde en god jobb for oss.

Full stopp rett før driftsstart

Det gode samarbeidet mellom ACOS og Balsfjord ble også viktig da prosjektet møtte en uforutsett hindring - like før WebSak skulle driftsettes:

– Kun 2 uker før driftsstart så fikk vi problemer med brannmurene, og vi mistet nesten en uke av fremdriftsplanen. Da tenkte jeg «Dette kommer ikke å gå. Vi må utsette en uke!", forteller Therese.

Men, det var ingen tid å miste. Med støtte og oppmuntring fra prosjektleder Silja fra ACOS, ble aktivitetene tilrettelagt slik at prosjektet kunne fullføres som planlagt.

Nye WebSak+ imponerer

I november 2020 kunne jubelen slippes løs på rådhuset. Driftssettingen av WebSak var et faktum – kun 3 måneder etter prosjektets oppstart.

Da Balsfjord gikk til anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem hadde de særlig to ønsker: Et brukervennlig grensesnitt og ny funksjonalitet. Therese kan bekrefte at de fikk begge ønskene sine oppfylt, og nå har særlig WebSak+ blitt en storfavoritt:

Vi er veldig fornøyde med grensesnittet i WebSak+, og har valgt å kjøre de fleste brukerne der. Selv om mange egentlig var skeptiske, så sier de at de ser at det er lettere enn det vi hadde før. Prosessene de skal gjøre i systemet går enklere nå. Det er mindre trykking og lettere å finne ting. 
 

WebSak+ er et veldig greit system å bruke, og alt i alt har det vært veldig gode tilbakemeldinger fra de ansatte. Det var vi jo veldig glad for.

Digitalisering gir gevinster!

Therese forklarer at digitalisering står sterkt i dagens samfunn, og at det derfor er viktig for kommunen å følge denne utviklingen. Målet er å gi brukerne en bedre opplevelse, og da er funksjoner som eSignering og eByggesak veldig viktige.

På eSigneringsklienten har vi nok stor gevinst i forhold til alt av vikarer og avtaler som vi nå kan få elektronisk signert, så vi slipper det papiret. Vi jobber jo for å få mest mulig automatisert. Og så synes vi som jobber med postføring at det går veldig fort og greit å føre posten. Etter hvert regner vi med å få mer selvgående ansatte som kan gjøre mye selv.

Det er ingen tvil om at Balsfjord er en dyktig kommune med blikket rettet framover. Til tross for få interne ressurser har Balsfjord nå fått et digitalt fundament som ikke bare gir selvgående ansatte – men også selvgående innbyggere. 

Det er det verdt å juble for!

 Vil du vite mer om WebSak? 

Ta kontakt med Torstein for en spennende prat om digitaliseringsmulighetene for deg og din organisasjon!