Det er store variasjoner i arbeidsmetodene for saksbehandling og arkivering blant selskapene i den kommunale renovasjonsbransjen. Der noen selskaper er flinke til å utnytte mulighetene som sak- og arkivsystemet gir, opplever andre at arkivets eneste funksjon er oppbevaring av personalmapper. Et velfungerende saksbehandlingssystem er derimot ikke-eksisterende.

Behov for en skikkelig ryddejobb!

Valdres Kommunale Renovasjon tilhørte sistnevnte kategori. De hadde ikke et eget system for saksbehandling, kun et arkiv som manglet viktig funksjonalitet.

Men dette endret seg da Elisabeth kom inn dørene. Hun hadde med seg lang arbeidserfaring fra stillinger som kommunalsjef og vann- og avløpssjef, og kjente derfor renovasjonsbransjen godt. Elisabeth så straks et behov for å sette saksbehandlingen i system. 

Rettere sagt i sak- og arkivsystemet, WebSak fra ACOS.

– Jeg har tidligere jobbet i kommuner som bruker WebSak. Jeg visste derfor at det lå store muligheter i løsningen som vi kunne dra nytte av, forteller Elisabeth.

Og mulighetene har gjengen i VKR grepet med begge hender. I dag bruker alle ansatte i administrasjonen WebSak etter behov. Særlig Elisabeth og gjengen på kundesenteret opplever at WebSak har blitt en viktig del av arbeidshverdagen.

6 gode grunner til å bruke et sak- og arkivsystem

Elisabeth kan peke på mange gode grunner til hvorfor WebSak har blitt så viktig for renovasjonsselskapet i Valdres. Seks av dem deler hun med deg, og dersom vi skal ta henne på ordet er nummer fem den aller beste.

1. Full kontroll på kontrakter og avtaler

I VKR er det helt nødvendig å kunne oppbevare store mengder kontrakter og avtaler på en trygg og god måte. Elisabeth forteller at de håndterer alt fra brøyteavtaler og avtaler med nedstrømskundene som tar imot avfall, til de mange avtalene knyttet til arealer for plassering av containere i hytteområder – for å nevne noe.

Alle avtalene vi behandler ligger ryddig arkivert og lett tilgjengelig i WebSak. Dette gir oss både trygghet og oversikt.

2. Oppfyller krav til personvern

Trygghet er også helt nødvendig for personalsaker og oppfyllelse av GDPR.

– Lederne i VKR bruker først og fremst WebSak i forbindelse med personalmapper til sine ansatte, og her er det strenge krav til oppbevaring og personvern.

Ved å legge personalmappene i WebSak, kan lederne være trygge på at sikkerheten til den enkelte ansatte ivaretas. Elisabeth avslører også en annen fordel med å flytte alle dokumenter over i et digitalt sak- og arkivsystem:

– Digitaliseringen av papirene våre har ført til at det er langt færre papirer som flyttes rundt i virksomheten via posthyller og permer. Dette er en veldig positiv endring som vi merker godt.

3. Enklere saksbehandling

WebSak har også påvirket hele saksbehandlingen, sier Elisabeth med et smil:

– WebSak hjelper oss med å sikre en effektiv saksbehandling i alle ledd!  
 
Elisabeth Harrang, administrasjonsleder i Valdres Kommunale Renovasjon

Elisabeth har flere konkrete eksempler:

– Vi bruker WebSak både i forbindelse med utsendelse av dokumenter og når vi håndterer søknader om fritak, kompostavtaler og så videre. WebSak er også viktig ved forhold som medfører pålegg om utbedringer, blant annet ved forsøpling og dårlig framkommelighet.

Og saksbehandlingen stopper ikke når vedtaket er gjort:

– Når vi fatter et vedtak har vi mulighet til å sette en oppfølgingssak. Dermed er vi sikre på at vi får fulgt opp prosessen videre når vedtaket inntreffer. Dette fungerer veldig bra i WebSak!

Men ikke all oppfølging er like gøy, innrømmer Elisabeth. For det er ikke alle som blir like fornøyde med konklusjonen av sin sak. I slike tilfeller gjennomføres det en klagebehandling. Og om det skulle være noen tvil:

– Ja, klagesakene behandles i WebSak de også, legger hun til.

4. Full kontroll på den enkelte sak

Mulighetene til å loggføre saksbehandlingsprosessen er en viktig funksjon i WebSak. Særlig når uklarheter oppstår:

– Folk kan ringe til oss og si: “Nei, jeg har ikke sett dette” eller “Nei, jeg har ikke fått med meg denne fristen”. Men så har vi logg, så da kan vi si: “Unnskyld, men det står faktisk her at du åpnet brevet på denne datoen”. Dette har vært til hjelp ved flere anledninger, forteller Elisabeth med et glimt i øyet.

5. Enhetlig saksbehandling

Dersom Elisabeth skal trekke frem én gevinst ved å bruke et komplett sak- og arkivsystem, er hun sikker i sin sak: 

– Det viktigste for oss er å sikre en enhetlig saksbehandling hvor vi jobber med utgangspunkt i samme arbeidsmetoder.

Dette hadde Elisabeth god erfaring med fra tidligere arbeidsplasser. Derfor merket hun raskt savnet på sin nye arbeidsplass, hvor kollegene ikke hadde felles rutiner for saksbehandlingen:

– Jeg savnet et saksbehandlingssystem med maler. I VKR jobbet vi veldig tungvint med tekstmaler. Malene lå på et filområde på serveren. Der noen brukte én type brevmal, brukte andre en helt annen mal som de hadde liggende på et privat område.

Heldigvis ble Elisabeth gjenforent med WebSak, til glede for både henne og kollegene:

Nå har vi mellom 70 og 80 tekstmaler og brevmaler som gjør at vi jobber mer enhetlig. Vi forbereder oss litt på den samme måten, skriver noe av det samme og får med oss det vesentlige når vi skal henvende oss til abonnentene. Dette synes jeg er kjempefint!

Og da det kom nye regler i arbeidsmiljøloven fra 1. juli 2024, var gjengen i VKR forberedt:

– Det nye lovverket spesifiserer hva en arbeidsavtale skal inneholde, så med gode maler sikrer vi at det er i orden.

6. Økt produktivitet og spart tid

Elisabeth forteller at det har blitt et høyere tempo på produktiviteten etter at WebSak kom på plass:

Elisabeth Harrang, administrasjonsleder i VKR

– Det er ingen tvil om at selve saksbehandlingen er mer effektiv nå som vi har et moderne sak- og arkivsystem. Vi slipper å bruke tid på å finne fram til ting og spekulere i spørsmål som: “Hva skrev vi sist gang?” og “ Hva har vi gjort hos tilsvarende?”. 

All informasjon ligger tilgjengelig for oss i WebSak. Dette sparer oss mye tid, og er en betydelig forbedring fra tidligere.

Gode råd til deg som ønsker et sak- og arkivsystem

Jobber du i et interkommunalt selskap som vurderer å gå i gang med et nytt sak- og arkivsystem? Ta med deg et par tips fra Elisabeth på veien:

1. Lær deg systemet godt

En utfordring mange interkommunale selskap kjenner på, er at de mangler kompetanse. Det var også situasjonen for Valdres Kommunale Renovasjon:

– Da jeg begynte i VKR forstod jeg at mine nye kolleger ikke hadde kunnskap om sak- og arkivsystem. Derfor var det vanskelig for dem å se behovet for et nytt system, og de visste heller ikke hvordan de kunne utnytte mulighetene som disse gir, forteller Elisabeth.

Og nettopp derfor har Elisabeth et smart tips til andre renovasjonsselskap som ønsker å oppnå de samme gevinstene som VKR har gjort:

– Sett deg godt inn i sak- og arkivsystemet, gjerne før selve innføringsprosjektet starter. For systemet må læres for at du skal få utbytte av det. Men det er noe å se frem til, for saksbehandlingen går raskt og enkelt når du først kommer i gang.

2. Snakk sammen – og lytt!

Elisabeth roser sine bransjekolleger for åpenheten blant de interkommunale selskapene. Den kommer alle til gode.

Renovasjonsbransjen er generelt veldig flink til å dele på ting. Vi samarbeider på tvers, og lærer av hverandre. Et godt tips er derfor å snakke sammen. Ta kontakt med de som jobber i andre lignende selskaper, særlig de med arkiverfaring, og lytt til tipsene du får.

Og vi er sikre på at Elisabeth snakker av erfaring. Bare noen dager før samtalen vår, ble hun oppringt av en hyggelig bekjent fra et tilsvarende selskap som var nysgjerrig på hvilket system VKR bruker til saksbehandling – og hvorfor. Kanskje denne artikkelen kan inspirere?