Er din bedrift digitalt bevisst? Da er du kanskje enig i at å starte digitaliseringsprosessen med noe som gir verdi her og nå, er bedre enn å vente på noe som forhåpentligvis gir stor verdi om noen år. Men hva gir egentlig umiddelbar verdi? Og hvordan starter du digitaliseringsreisen til din organisasjon?
Her får du 6 gode råd som hjelper deg på veien til automatisert saksbehandling.
1. Ikke hopp – ta små steg i riktig retning
Ved å starte i det små, oppnår du gevinster hele veien fram til du er klar til å automatisere.
Mange ønsker derimot å gå rett på å digitalisere og automatisere hele forretningsprosesser. Alt skulle helst ha vært digitalisert i går, og gjerne alle prosesser på én gang.
Høres det kjent ut?
Da vet du også at dette ofte kan være vanskelig å få til i praksis. Og det er det gode grunner til.
Det skyldes i de aller fleste tilfeller en av disse to problemstillingene:
- Hvordan skal du lage digitale prosesser når det digitale datagrunnlaget ikke er tilgjengelig – eller til å stole på?
- Hvordan kan du lage automatiske prosesser når det ikke eksisterer etablerte, digitale regler for å ta automatiske beslutninger?
2. Bruk mulighetene som motivasjon
Dersom du ikke umiddelbart kan gi gode svar på spørsmålene over, er det lett å bli motløs. Men her er det viktig å se mulighetene – ikke hindringene. De digitale gevinstene kan fort vise seg å være rett rundt svingen, og derfor er det viktig å våge og ta det første steget.
Det handler om å være proaktiv – å se mulighetene før de blir nødvendigheter. Med et solid digitalt fundament, står du og din organisasjon bedre rustet til å implementere avanserte teknologier og utnytte de fulle potensialene som fremtidens automatisering bringer.
Så hvor bør du begynne reisen?
Startstreken finner du under råd nummer 3:
3. Start med datafangst
Ved å starte med strukturert datafangst legger du grunnlaget for en mer smidig og effektiv virksomhet i årene som kommer.
Med andre ord: Begynn digitaliseringsprosessen med å få full kontroll over datafangsten i din organisasjon. Da får du strukturert informasjonen med en gang, og har den lagret til et senere tidspunkt. Klar til bruk, når både organisasjonen og prosessen er klare for å ta neste steg i digitaliseringen.
4. Gjenbruk dataene
Når du har fanget dataen, kan du gjenbruke den for å forbedre andre tjenester. Men hvorfor er dette så viktig?
Deling og gjenbruk av data er viktig for å kunne tilby sammenhengende tjenester. På den måten slipper brukerne å gjenta informasjon om seg selv, som det offentlige allerede vet.
Gjenbruk av data bidrar dermed til:
- Verdiskapning
- Økt effektivitet
- Sammenhengende tjenester
5. Gjør nødvendige endringer på måten du jobber på
En forretningsprosess før den er digitalisert, ikke er den samme som etter. Dette kaller vi en digital transformasjon.
Dette er et viktig poeng, fordi det forteller oss at en forretningsprosess ikke er statisk, men at den endrer seg over tid. Det er flere faktorer som påvirker disse endringene, for eksempel et behov for å bli mer effektiv, eller som et resultat av at omgivelsene endrer seg.
Det er derfor helt avgjørende at du er tilpasningsdyktig, og har viljen til å endre måten du jobber på med systemene og menneskene som er involvert.
Dersom datagrunnlaget ditt ikke er godt nok, øker risikoen for at du ikke klarer å vedlikeholde forretningsprosessene dine over tid. Det kan gjøre at du lett faller tilbake til gamle rutiner.
Et svakt datagrunnlag kan skyldes at:
- kvaliteten er dårlig
- du mangler nødvendige regler for å gjøre beslutninger
Vær derfor særlig oppmerksom på disse punktene når du jobber med datainnsamlingen, slik at du fortsetter å tar steg i riktig retning – og ikke ender opp med å gå baklengs.
6. Tving ustrukturerte data til å være strukturerte
Noen organisasjoner ønsker å bruke AI for å strukturere ustrukturert informasjon, som for eksempel e-post og brev. Det vil være billigere og enklere å kutte ut e-post som kanal og heller tilby digitale skjemaer. Da får du strukturert dataene med en gang og kan bruke AI på andre mer krevende oppgaver!
Tipsene i denne artikkelen forteller deg hvordan du skal komme i gang med strukturert datafangst. Men du lurer kanskje på hvorfor dette er så viktig?
Her skal du få en forklaring:
Hvorfor bør du starte med strukturert datafangst?
Hensikten med å fange og strukturere data, er å sikre god nok kvalitet på datagrunnlaget, slik at du kan gjennomføre automatiske prosesser uten behov for manuell registrering.
I noen tilfeller der datagrunnlaget i systemene inneholder mangler, velger noen å:
- Sette i gang dyre prosjekter for å øke kvaliteten i systemene.
- Sette på AI for å tolke dataene og forbedre de underveis.
Dette er ikke alltid den beste løsningen ettersom du kan risikere at det tar for lang tid å tolke dataene, og at det blir for dyrt.
Oppdaterer du fortsatt datagrunnlaget ditt manuelt?
Da bør du starte med strukturert datafangst med én gang – for å klare å ta steget mot digitale og automatiske prosesser. Ved å fange, strukturere og avlevere informasjonen til systemene fra starten av, vil kvaliteten forbedres umiddelbart.
Vi har gode eksempler på kunder som startet med å oppdatere fagsystemene sine ved å benytte skjemaverktøy. Deretter utvidet de med nye, digitale og automatiserte tjenester, fordi de så at de kunne stole på dataene.
Aldri glem: Fremtiden tilhører de proaktive!
De små stegene du tar i dag, kan være det som sikrer deg suksess i morgen. Lykke til!
Klar for å bygge enkle og smarte skjema?
Ta kontakt med Rose for en spennende prat!
